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Lei de Parkinson

Aqui está algo que eu li á muito tempo e sempre achei que podia ser expandido para compreender melhor o uso eficiente de tempo! A lei de Parkinson foi criada por Cyril Northcote Parkinson como um adagio sobre eficiência e a burocracia num sistema publico, ela diz:

Trabalho expande de forma a tomar todo o tempo disponível para a sua realização.

Verdade seja dita, esta máxima provem não de testes exaustivos mas de uma realidade empírica sobre organizações, que uma suficientemente grande burocracia vai sempre gerar suficiente trabalho interno para estar sempre “ocupada” e justificar a sua existência com uma produção proporcional ao seu tamanho.

Mas conseguimos ver isso repetir-se em diversas ocasiões, aumenta-se horas de trabalho e a produção não cresce, dá-se mais incentivos financeiros mas não saem novos projetos, corta-se as horas de trabalho e a produção mantém-se na mesma, contrata-se mais pessoal mas não se ganha mais em proporção.

Claro que não devemos generalizar, depende muito do género de organização e trabalho, uma organização muito criativa pode não criar trabalhos de qualidade se as suas horas são cortadas em metade ou duplicadas ou uma empregada de limpeza pode não limpar a casa tão bem se era preciso 4 horas para o fazer bem, mas ela teve que o fazer em 1 hora, o que pode ficar só razoável.

Para reter, é que é preciso tentar sempre encontrar as ineficiências e o equilíbrio entre o que é preciso fazer e o tempo necessário para o fazer, que eficiência é algo difícil de manter e fácil de se perder, que deixado ao seu destino o empregado vai ter tendência a gerir o seu trabalho de forma a ser feito no tempo que lhe é exigido.

Formas de Continuares Produtivo Quando és o Patrão

Como empresários e empreendedores, tudo o que sempre quisemos foi ser os nossos próprios patrões, ironicamente muitos de nós não somos muito bons a gerir o nosso trabalho. Demasiadas coisas para fazer, pouco tempo, pressão, resultados e expectativas demasiado altas, não sabemos o que começar ou como acabar. Tudo é importante e priorizar o nosso próprio trabalho é complicado, o que dá em dias desperdiçados com muito trabalho e muita pouca coisa feita.

Eu já falei anteriormente em como gerir o teu tempo com Pomodoro, mas para tudo existem diferentes maneira de ser-se produtivo e organizar-se, toda a gente é diferente, o importante não é a maneira, mas estar organizado, arranjar um sistema que seja confortável para ti.

Dito isto, aqui vão mais umas boas dicas para te manteres produtivo!

Sabe o que tens de fazer Amanha, HOJE!

Tão simples quanto isso, antes de acabares um dia, passa em revista o que fizeste hoje e o que tens de fazer amanha, não só isso ajuda a criar um ponto de situação, mas também ajuda a mentalizar o que se vai fazer no dia seguinte, a mente já pode começar a antecipar vários passos, problemas que possam surgir, simplesmente porque já se sabe de ante-mão o que se vai trabalhar, como também quando chegar amanha não se vai ter de gastar tempo a planear, pode-se começar logo com o trabalho.

Separa as tuas Listas de Coisas a Fazer dos teus Projetos

Criar listas e pôr por escrito o que se tem de fazer é essencial para o planeamento, mas á que separar o que se tem de fazer individualmente, os passos, com o que se quer fazer no global, o projeto!

Queres-se que a lista de coisas a fazer sejam (relacionando com o Pomodoro), ações que se façam em poucos passos, algo objetivo e simples, que se consiga fazer em 30minutos ou 1hora, mais do que isso é preferível que seja sub-dividido, exemplos disso: Modificar o fundo do novo logo, fazer 2 artigos novos no blog, otimizar o css, etc

Os teus projetos, são os objetivos finais, são o que todos os pontos na lista acabam por criar, os projetos em si não devem fazer parte da lista de coisas a fazer, são 2 categorias que nunca devem estar juntas, muito também porque ambas requerem diferente tipo de pensamento e planeamento, um de pequenos passos simples e diretos, para um de abstração e pensar em como desenvolver e como queremos que fique o produto final.

Cria uma Lista para as Coisas que Não Sabes/Consegues

Porque isso acontece com frequência, ficarmos encalhados em algum problema ou assunto que não conseguimos resolver, por vezes o projeto em si é tão complexo que pode em certa medida paralisar o trabalho, é neste sentido que uma lista de coisas que não sabemos, ajuda!

Qualquer altura que fiques encalhado acrescenta o problema na lista, da mesma maneira como se fosse uma lista normal de coisas a fazer, isso cria não só uma listagem dos problemas, mas algo que podes resolver de outra forma, por estar em escrito podes ver padrões ou funcionalidade que não são necessárias, ou outras formas de resolver o problema, ou se necessário o empurrão para aprender ou procurar ajuda para resolver o problema.

Agenda Compromissos Contigo

Se existem certas ações que tem de ser feitas em alturas especificas sem falta, nada como usar o calendário e agenda um compromisso com o teu assunto. Isso pode não parecer tão relevante, mas a ação de criar um compromisso não só marca no calendário a importância do assunto mas cria e estimula a necessidade de cumprir essa ação.

Se está no calendário é prioridade e e para cumprir! Da mesma maneira que todas as outras coisas no calendário, podes usar isso para por exemplo, todos os dias acrescentar o objetivo do dia, ou a ação mais importante a realizar nesse dia, algo que tem de ser feito de qualquer maneira.

Usar a agenda cria também um diário simples do que foi feito e do que se vai fazer, o que ajuda bastante no planeamento e a seres mais eficiente enquanto trabalhas para ti.

Como Organizar o Teu Tempo / Pomodoro

Uma das coisas essenciais para desenvolver qualquer atividade é uma gestão inteligente do tempo, isso não só facilita e incentiva a produtividade como também cria um “feedback positivo” em que se controlando e monitorizando o que se faz, acaba-se fazendo mais e melhor.

Existem vários sistemas, eu neste caso vou falar num que eu gosto bastante o Pomodoro, no entanto mais importante que seguir á risca as técnicas e conceitos, é que se deve tirar as ideias que mais se adequam a sua maneira de organizar, nada melhor que experimentar.

Gerir o teu tempo envolve normalmente estes princípios:

  1. Organização – Organiza os teus pensamentos, apontamentos, textos, etc de forma a teres o máximo de informação que precisas para saberes o que queres fazer e como fazer.
  2. Prioridades – Neste ponto determinas o que tem de ser feito primeiro, o encadeamento de ações, claro que isto depende muito de individuo para individuo ou o tipo de ação, uma complicada é melhor dividida em várias pequenas ações, mas uma simples pode ser considerada só uma ação.
  3. Marca o Tempo – Agora a melhor forma é organizar tudo o que é preciso de ser feito numa lista (ou dependendo do sistema várias listas), tendo em conta o tempo e o encadeamento do trabalho a ser feito.
  4. Trabalha – Está na altura de trabalhar e fazer o que foi planeado anteriormente, neste ponto é bom ter um sistema para marcar o tempo de forma a avaliar o trabalho feito, ver se o tempo que foi estimado para o trabalho estava correto.
  5. Re-Avalia – Por fim o trabalho e planeamento deve ser re-avaliado periodicamente (dependendo do projeto, diariamente, semanalmente ou mensalmente) para se ter uma ideia da produtividade e dos ajustes que devem ser feitos.

Eu sei, soa bem, mas o que disse não é conhecimento muito pratico, bem, como exemplo vou explicar a técnica Pomodoro (ou tomate em italiano), é uma das minhas favoritas, e das mais praticas para utilizar, foi criada em 1980 por um italiano, dai o nome.

A primeira coisa a fazer é relaxar e interiorizar que começar alguma coisa é sempre o mais difícil, que os primeiros 5 minutos de trabalho são sempre os mais difíceis, que o que vais fazer é porque queres! Nada como uma pequena conversa para animar o espírito, esta parte é totalmente opcional hehehe.

Ok vamos a isso, a técnica ganhou esse nome porque o criador utilizou um relógio daqueles de dar a corda de cozinha para marcar o tempo, claro que hoje em dia podes usar o mesmo, ou podes usar um equivalente digital (existem milhares desde software até extensões para browsers, etc), a noção é simples depois de teres a tua lista feita, vais fazer cada uma dessas tarefas em blocos de 25minutos, dentro desses 25minutos (ou 1 Pomodoro), só podes fazer essa tarefa, nada fora disso, não podes parar, pôr em pausa, tal como num relógio de cozinha, não existe pausa.

Claro que se por alguma razão tiveres de parar, então simplesmente não podes contar esse Pomodoro, cada vez que acabares 1 Pomodoro tira 5minutos, para relaxar, ir beber agua, etc, e depois começa um novo Pomodoro, e por ai fora… Quando fizeres vários Pomodoros, ou te sentires cansado, então tira mais tempo antes de começares um novo Pomodoro, no fim do dia vez quantos Pomodoros fizeste e quanto trabalho foi feito.

Claro que existem outras técnicas, é só procurar na Internet, mas eu gosto da simplicidade da técnica de Pomodoro, claro que a minha versão é ligeiramente diferente, eu junto vários Pomodoros para uma só tarefa e não ligo para os intervalos de 5minutos (de vez em quando faço 6 Pomodoros sem parar), e mais outras pequenas diferenças, mas como disse em cima, é tudo uma questão de ajustar o sistema para a tua maneira de trabalhar! ^_^

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